Hvordan gjennomføre en vanskelig samtale?

Posted on

De aller fleste av oss vil ha behov for å gjennomføre en vanskelig samtale fra tid til annen. Mange gruer seg for slike samtaler og utsetter dem derfor på ubestemt tid. Dessverre er det slik at mange problemer bare vokser dersom du ikke gir tilbakemeldinger eller iverksetter tiltak. Det er derfor viktig at du faktisk velger å gjennomføre samtalen.

Forberedelser

Forbered deg godt før samtalen. Forsøk å definere hva målet med samtalen er, noen eksempler som konkretiserer problemet og noen gjennomførbare løsningsforslag. Det er viktig at du setter av god tid til selve samtalen, og at den finner sted uten noen form for forstyrrelser.

Gjennomføring av samtalen

Som innledning kan det være ryddig om du er konkret og presenterer problemet slik du oppfatter det. Deretter kan det være klokt å forsøke å si minst mulig for å invitere samtalepartneren til å komme med sine reaksjoner, argumenter og eksempler. Gjør ditt ytterste for å lytte oppmerksomt og vennlig. Forsøk å opptre empatisk og saklig, selv om du skulle være uenig i noen av samtalepartnerens argumenter.

Forsøk deretter å oppsummere hva dere er enig om. Det kan være hensiktsmessig å formulere problemet i atferdstermer isteden for spesifikke personkarakteristikker. Stikkord her kan være å «ta ballen og ikke mannen» og å være «fast på sak og myk på person».

Etter hvert som samtalen skrider frem er det naturlig at noen konkrete løsningsforslag lanseres. Oppfordre gjerne samtalepartneren til å komme med noen gjennomførbare forslag. Av og til kan det være nødvendig å tenke litt trinnvis for å komme i mål.

Nytt møte

Forsøk å oppnå enighet rundt ett eller flere av løsningsforslagene, og la gjerne ett av «avtalepunktene» være en ny samtale om relativt kort tid. Da kan dere begge komme med tilbakemeldinger om hvordan dere synes oppfølgingen av tiltakene har gått.

Motivasjon

Når man skal definere et mål og retning for samtalen bør man tenke på hva man kan gjøre for at samtalepartnerens motivasjon ikke reduseres. Vi vet at det som øker motivasjonen mest er å tilføre noe positivt – som eksempelvis ros, anerkjennelse, belønning eller at du fjerner noe negativt, som å ta bort ubehagelige arbeidsoppgaver.

Det som nokså sikkert vil redusere motivasjonen er å tilføre noe negativt. Overtid og straff er eksempler på dette. Man kan også redusere medarbeideres motivasjon ved å fjerne noe positivt: Ta bort frynsegoder, spennende arbeidsoppgaver/prosjekter, slutte å gi ros eller å ignorere vedkommende. Det viktigste for de aller fleste mennesker er å oppnå anerkjennelse – det å bli sett! Vi vet at ros er mye mer effektivt og hensiktsmessig enn ris. Aller mest effektivt blir det dersom det er nærhet i tid mellom handling og konsekvens. Aller best er det om du gir ros på prosess (mens handlingen gjøres) snarere enn resultat (etterpå). Å ikke gi noen form for tilbakemelding vil også kunne bidra til å redusere motivasjonen på sikt.

Etter at du har gjennomført samtalen vil du nok oppleve en viss tilfredsstillelse ved at du faktisk gjennomførte den. En samtale er ingen garanti for at atferdsendring vil finne sted og at alle problemer løses, men snarere en forutsetning for at det skal kunne skje.

Lykke til med samtalen!

 

Gjesteblogger: Helene Tronstad Moe
Tittel: Senior Manager KPMG

Bio: Fagsjef i Adecco Search & Select 2007 – 2012. I denne stillingen var jeg ansvarlig for rådgivernes kompetanseutvikling, valg av testverktøy, utvikling av case-oppgaver, dybdeintervju og kvalitetssikring av rekrutteringsprosesser. Jeg arbeidet også med innovasjon, konseptutvikling og 360-graders lederutvikling. Ellers er jeg engasjert som jobbekspert i Aftenposten der jeg svarer på spørsmål om jobbintervju, tester og relaterte temaer. Studiedagene tilbragte jeg ved NTNU og Harvard hvor jeg tok hovedfag i personlighets- og organisasjonspsykologi og deretter en PhD.

Linkedin: http://no.linkedin.com/in/helenetronstadmoe

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *